论新环境下企业秘书应当具备的新思维【字数：7758】
摘要：改革开放三十多年，随着对外开放不断深化，越来越多的跨国企业进入我国。在这一环境下，高层次复合型的秘书人才成为稀缺资源。同时，社会和科技的发展日新月异，信息环境和秘书工作环境都在不断更新，传统秘书的工作方法已经不能满足现代社会的要求。论文总共分为三部分，首先从企业用人、信息传播和工作环境三个角度分析了当前社会秘书所面临的新环境，接着讨论传统思维对秘书工作及秘书职业化发展所造成的负面影响。要想应对挑战，首要任务应当是转变思维，文章最后一段重点论述了现代企业秘书应当具备的三种新的思维，分别是全球化思维、主动型思维和信息化思维。本文对秘书个体发展以及秘书职业化进程有一定的推动和促进作用。
关键词：企业秘书；新环境；秘书发展；新思维
秘书一词在古代就已经出现，最初是指皇家的私密藏书，汉代以后设立秘书监，自此变成一项职务。直到近代我国借鉴了西方的管理经验，这时秘书才作为一种专门的社会职业出现。建国以后，秘书职业发展越来越规范，工作要求越来越明晰、具体。由此可见，秘书一词虽然由来已久，但在不同的时代其含义大相径庭。社会永远处在发展和变革当中，秘书的工作内容和要求也随之不断变化。
本文将立足现实，分析现代环境下秘书所面临的新环境，包括社会的需求变化和秘书工作环境等方面的变化。如今，随着对外贸易关系的发展和行业间愈加激烈的竞争，现代企业在寻求新的发展模式，对秘书的选用越来越看重综合素质和专业能力。同时，网络媒体对信息传播方式产生的影响使得秘书的信息工作受到挑战，此外，科技的发展也为现代企业的运营和管理产生深刻的影响。这些变化都是秘书转型时所必须认清的现实情况。
在种种变化中，传统的秘书思维的局限性逐渐暴露出来，比如工作效率低下、职业认识存在误区等等，这些问题使得秘书行业群体在职业形象、社会地位方面都受到影响。如何跳出传统思维的桎梏，为秘书工作思维注入新的活力，则是本文所要着重阐述的部分。
一企业秘书面临的新环境
随着市场经济的发展，专业的高级秘书人才在企业中早已供不应求，然而很多人并没有意识到这一悄然出现的新趋势。对于秘书从业者来说，工作内容和工作环境在不断变化，同事竞争也愈加激烈，如果不能清楚地意识到整个社会环境和行业环境的新变化，就无法及时调整自己，因势利导，那么终将在残酷的职场中被淘汰下来。
（一）新的用人需求
在经济新常态下，我国的经济动力发生改变，由原先的要素驱动、投资驱动转向创新驱动，创新型公司不断涌现。2013年xxxxxxx提出的一带一路倡议吸引了很多国家的关注，高水平引进来、大规模走出去正在同步发生，新的开放政策给世界经济带来了很大的机遇。这意味着越来越多的三资企业将进入我国。同时，随着我国企业的发展壮大和各种开放政策的实施，许多本土企业走上了跨国经营的道路，对外贸易活动频繁。在经济全球化的商业背景之下，我国高层次复合型的秘书人才显得尤为紧缺。根据一篇2013年发表的以浙江省民营企业为调查对象的秘书需求调查报告显示，90%以上的企业在秘书职位的重要性方面选择了重要以上（包括比较重要和非常重要，见图1），并且有91%的企业表示近期有秘书岗位的需求计划。可见，对于接受高等教育的秘书专业学生来说，这里如同一片富矿区，有着十分可观的就业前景和机遇。
无论是从个人自身还是从社会需求来看，秘书纵向的层次划分是客观存在的，并且越来越分明。不同于过去企业对秘书的无门槛、低要求，如今的企业越来越重视秘书人员的学历和专业素质。根据一项2015年发表的以江苏部分用人单位为对象的调查显示，有45%的企业要求秘书人员有专业背景，在这近一半的企业中，81.5%的单位要求秘书（文秘）专业毕业。而学历方面，不同企业的要求参差不齐，调查数据显示，本科学历占有的比重最大，达到56.7%，大专占40%，高中和硕士各占1.7%（如图2），其中要求本科学历的企业中有5.9%的企业要求秘书从985、211等重点院校毕业。越来越多的企业更愿意招收受教育程度高的秘书，他们认为接受过高等教育的人员在工作能力和综合素质方面更胜普通秘书一筹。
专业化和职业化是现代企业对秘书的普遍要求，尤其是在涉外企业中，秘书的高素质高能力显得更为重要。不难发现，秘书这一社会职业正在逐步受到用人单位的认可和尊重，发挥着不可替代的作用，而低水平的、传统型的、无法适应当前形势的人终将被淘汰。
除了学历要求的变化，现代企业在用人时还看重秘书人员是否具备复合型知识结构和能力。对于高级秘书来说，秘书人员应当在熟悉文秘专业知识的基础之上，同时懂得基础的经济学和财务知识，了解相关的法律法规和国际惯例，熟悉现代企业管理模式，以及与公司业务相关的各种知识。而能力方面，需要秘书有扎实的业务能力和一定的管理能力，另外，具备较强的语言能力、商务谈判能力、应变能力、创造能力的秘书更能获得企业的青睐。
（二）新的信息环境
伴随着经济快速发展的，是科技日新月异的变化。现代社会，随着网络的开放，和微博、微信等新媒体形式的出现，消息的传播发生了颠覆性的变化。
自媒体时代的到来让信息的传播方式都产生了巨大的变化。首先，信息的发布由原来的单向发布变为互动传播，同时，由于网络的隐匿性，公众的言论发表更加自由和开放。过去，企业在公关活动中更多地表现在和组织、媒体打交道，而如今对公众意见的重视越来越重要。不仅如此，意见领袖、大微的观点越来越容易为大众接受，有时还能引导舆论风向。大微和意见领袖通过对信息特殊的加工、运用煽动性语言，甚至制造耸人听闻的谣言来引起公众围观。其次，信息发布渠道增多，一方面极大的拓宽了秘书获取信息的途径，有利于秘书建立人脉关系，将不同来源的信息进行对比以提高真实性；另一方面信息呈爆炸式出现，信息的每一次传播都可能产生新的信息，其中信息质量良莠不齐，存在错误信息和误导性信息，使秘书工作量骤增而效率却又大大降低。最后，传播速度加快。信息载体丰富，传播渠道多元，一条消息几分钟之内便能传遍全球，这是任何一种传统媒体都无法比拟的。因此商业消息的时效性更高，获取速度愈加关键。可以说，在信息时代，谁能最早截获关键信息，谁就能在商场中取得主动权。
新的信息环境要求秘书不断提高信息能力。一方面，信息是领导决策的依据，是一切行政工作的基础，在这个信息爆炸的社会，秘书人员要充分了解信息传播的特点，建立全面而有效的信息网络，准确的挑选出有用的信息，做好信息服务工作。另一方面，从公共关系角度来看，适应并利用好信息传播特点，加强舆情监测，才能掌握主动权，优化公司的外在形象，为公司带来良好的声誉。尤其在公众舆论容易被意见领袖引导的情况下，一次的疏忽所产生的蝴蝶效应可能会给公司带来无法想象的损失。
（三）新的工作环境
经济与科技的发展带来的另一个新变化是秘书工作环境的转变。秘书的工作环境是指影响秘书人员从事秘书活动的各种事物即对秘书人员的活动效率和行为倾向产生影响的客观世界，主要由上下级关系、部门关系、同事关系及公司内部管理制度、办公设施诸要素构成。在这些要素当中，变化最为明显和迅速的是借助现代科技而不断发展的办公设施及企业管理制度的变化。本节着重介绍以互联网为依托的电子办公环境的变化，即移动互联网协同办公管理变革。
由于地点和网络要求的限制，传统的基于个人电脑的办公方式已经不能满足快节奏、高效率的办公要求，需要借助移动通信设备来达到无缝隙、无间隔的办公环境。移动互联网，顾名思义，就是将移动通信和互联网二者结合起来；协同办公是指在单位、部门、班组之间借助网络办公自动化平台进行及时高效、有序可控、全程共享的沟通和处理，增强企业内部员工协同工作的能力，强化领导的监控管理，实现公文流转、审核签批等工作流的自动处理，促进管理电子化、规范化，提升管理效率。秘书对移动互联网协同办公的熟练运用，不仅能够极大的提高个人办事效率，更能帮助领导管理公司事务。
信息技术的发展给企业管理模式带来了深刻的变化。秘书是企业内部的协调管理者，需要一定的管理知识和较强的组织能力，管理模式的变革对秘书的网络技术能力提出了很高的要求。工作手段与工作效率有着直接的联系,一个能干的秘书借助于现代化的办公设备会产生令人吃惊的工作效率,要想提高秘书工作的效率和秘书部门的管理水平,离开办公技术和办公设备的支持是难以想象的。一项针对秘书工作范围变化的调查显示，网络通讯技术和办公设备相关的事务占据了现代企业新增的秘书事务的主要部分。同时，各种管理性工作也出现在秘书工作范围之内，例如行政管理、应急管理、人员管理、财务管理等等。因此，秘书应当首先学会新的管理技术和办公模式，如果跟不上科技发展的节奏，就无法提高工作效率，如逆水行舟，不进则退。秘书工作琐碎繁杂而又讲求效率，运用现代办公手段可以实现速度和质量双管齐下。
二秘书传统工作思维的局限性
纵览历史，我国古代的秘书是皇帝身边的近臣，他们的身份地位、工作内容都与现在大为不同。直到近代，秘书工作开始参照外国制度，形成逐渐完善的秘书机构和秘书制度，但此时的秘书大多在政府和政党机关中工作。改革开放以来，随着我国经济的迅速发展和国内外企业的交融，秘书体系不断丰富和发展。总的来说，我国的秘书作为专门的社会职业，出现的时间不长，职业化程度低，受到传统思维的影响较深，主要表现在以下几个方面。
（一）职业认识不足
由于中国传统文化和社会文化环境的影响，人们对秘书这个职业有着或多或少的误解和偏见，甚至秘书人员本身对自己职业的认识也不够全面。
一方面，对于普通大众来说，由于受到我国的官本位
文化影响，许多人把秘书作为走向仕途的跳板，而不是看作一种独立的社会职业。选择秘书职业的人大多没有长久留在这个岗位的打算，而是希望在积累一定的工作经验后转到其他岗位或者晋升到其他岗位。大多数企业中超过40岁的秘书少之又少，多集中在20~30岁之间。更不用说像比尔•盖茨的秘书——露宝那样，42岁还来从事秘书工作的事例了。在一项针对浙江民营企业秘书工作的调查中，调查者发现，有67%的被调查者盼望借机进入管理层，另外还有48%的人表示一有机会就转岗转行。这份报告还显示，年龄在21岁到30岁之间的秘书占到了被调查企业总数的72%，而31岁以上的秘书只占到13%，这在一定程度上体现了秘书的职业化程度还不够高，人们并不期待在这一行业有所建树。因此，有的人即使正在从事秘书工作，也容易感到懈怠，解决问题的积极性不高，这无论是对秘书形象的塑造还是秘书工作专业化都有着消极的影响。
另一方面，从拥有秘书专业背景的人员的角度来看，他们对这一职业的认识也并不全面。有的院校把秘书专业放在中文目录下，专业课程设置也偏向文学素质培养和理论知识教学，而忽略对秘书实践能力和综合素质的培养。这就导致了秘书专业学生对本专业的性质认识不准确，并且缺少难以被取代的核心知识和技能，而这些正是一个秘书的立足之本。即使是文秘专业出身，许多人也对自己专业技能和职业前景的信心不足，认为自己没有竞争力，任何专业的都能取代。当秘书专业人员都无法对自己的职业树立远大的抱负，社会人士又如何发现秘书工作的价值和意义呢？
（二）职业地位不高
秘书不被人们青睐，有一部分原因是秘书人员的社会地位不高，这也是传统思维对秘书造成的负面影响之一。
在传统认识中，秘书的工作只是撰写文书、收发文件、操作办公室设备之类的简单工作，认为秘书只是领导和公司的杂役，因而对秘书及其工作缺乏应有的尊重。我国市场经济的快速发展和对外合作不断扩大，企业对高素质的专业秘书人才需求日益增多，而我国相关的职业教育相对落后，于是产生了供求矛盾，这样的结果是许多没有资质，没有职业能力的无关人员进入秘书行业，他们工作效率低下，工作质量和水平都差强人意，难以得到领导和社会的认可。因此，秘书行业从出现开始就伴随着误解，这些误解逐渐形成了社会认知偏差。
传统认识中，除了对秘书工作内容的简单解读，人们还对秘书的形象有着极大的认知偏差。由于影视作品和文学作品对现实的夸张描写，导致秘书形象被丑化，尤其是公司领导身边的女性秘书，往往被贴上潜规则、花瓶的标签，而男秘书常被认为没出息。这里暂且不谈社会中的性别歧视，单从目前秘书的社会地位角度来说，占据我国秘书从业者主体的女秘书所产生的社会认知偏差，不仅会导致女秘书在工作和心态上的失常，还会阻碍秘书队伍的发展和壮大，进而危害秘书事业的发展。
（三）工作方法单一
传统的秘书工作主要围绕上级、同级、下级和人民群众提供三个服务，但随着世界经济贸易往来频繁和第三产业的崛起，秘书的服务对象越来越多元，各种不同类型的秘书应运而生，企业中的秘书也分为行政秘书和涉外秘书等。针对不同的服务对象的行业特点，秘书人员要有相应的工作方法，以不变应万变的工作思维将无法适应时代变化，也不会被服务对象所认可。
传统的秘书工作方法存在以下几种局限。第一，我国秘书工作讲求程序性和规范性，无论是审批还是会议筹备，总有固定的工作流程。但在企业中，有些程序走起来拖沓繁琐，一个简单的请示往往要几经转折，这就明显不符合企业追求经济效益的目的。长久以往按部就班的秘书工作会导致秘书思维僵化，强调抽象的逻辑，缺乏创新性，难以发挥个人的主观能动性，不能为企业创造更大的价值。第二，办公自动化的发展会导致秘书工作越来越依赖计算机处理。科技成果为秘书工作提供了极大的方便，同时也给秘书埋下了潜在的威胁。如今人工智能已经在各行各业崭露头角，图像识别、语音识别、自然语言处理的应用已经极大的改变了人们的工作和生活方式。试想一下，未来秘书的来访登记、会议记录工作会不会被人工智能系统完全取代？如果一个秘书只会从事重复的、机械性的劳动，而没有危机意识，那么他终将被机器所取代。
秘书是一种综合处理事务的职业，现代企业秘书除了企业内部管理活动，还面对着市场和竞争。在市场经济中，企业秘书的一切行为都围绕着提高经济效益的目的，如果不能更新工作思维，而是一味按照传统秘书工作方法，一切按程序规章办事，那么长远来看，这样的秘书终究会被淘汰。
三新环境下企业秘书应具备的新思维
如何打破人们对秘书的固有印象，如何突破传统工作方法和思维的桎梏，如何推进秘书职业社会化、专业化，这些问题关系到每一位秘书工作者的尊严和价值。比起反复强调知识体系的复合与专业能力的提高，笔者认为，转变思路才是首要任务。只有思维意识跟上时代变化，才能做到有的放矢，有针对性的从行动上做出改变，实现效益最大化。本章分别从全球化思维、主动型思维和信息化思维三个方面，讨论秘书需要哪些新思维以及如何在工作中培养新思维。
（一）全球化思维
前文提到现在的企业对外贸易越来越频繁，这是全球化背景下大多数企业都无法回避的事实。秘书是领导的参谋和助手，虽然不直接做出决策，但是公司决策环节中不可缺少的组成部分，在企业的发展和运作中起着隐性却重要的工作。因此，秘书应当具备与企业国际化发展战略相适应的知识、视野和思维。
从宏观角度来看，全球化思维是一种思维方式，它将东西方哲学相融合，帮助一个人改变他的信仰和价值观，影响一个人生活在世界上的方式。价值观念的差异是东西方交往过程中最容易产生冲突的部分，了解并运用这种思维差异，能够做到知己知彼，从其他经营方式中获取灵感，提高创造力，促进个人发展。代表了东方思维的中国传统文化尊崇等级制度、绝对忠诚和服从上级，更加强调集体主义与和谐一致；而西方则比较注重独立自主、个人发展，推崇个人主义和英雄主义。东西方的价值观既是冲突的，又是互相补充的。如果它们被结合到一起，就形成了促进个人更好发展的方法。全球化思维就是将这两种看似冲突的思维互相补充，取长补短，让秘书在自己的岗位上更加如鱼得水。西方文化强调个人自我，这种价值观专注于个人的独特性，更注重对自己感情的理解。而东方人更关注集体，我们专注于规范与合作，能够判断别人的感情。
由于秘书工作的辅助性，人们往往认为秘书是听从领导、服从集体的，如何处理与领导的关系也是秘书学教学内容的一部分。笔者认为，虽然秘书与领导工作上的配合是一种工作艺术，甘居幕后做无名英雄是秘书职业修养，但是这也不可避免的使秘书缺乏对自我感情和个体发展的关注。这带来的后果是秘书人员对自己工作的满足感和成就感降低，体会不到自己的独特性和价值所在，那么工作时不免容易产生消极懈怠情绪。且不谈外界因素，如果没有个人情感的支撑，秘书人员本身也难以长居此位，更不用说对职业的自豪感和奋斗热情了。如果秘书本身就已经失去对职业的热爱，那么谁还会尊重秘书工作，推动秘书职业化的发展呢？
在现代企业对外交往的过程中，秘书要学会分析和理解西方人的思维规律，一方面在知己知彼的基础上帮助企业开拓海外市场，另一方面取西方思维之精华，补传统思维之缺陷。秘书在工作中要注重二者平衡，既发挥东方思维优势，有全局意识和集体意识，把自己看作企业内部的齿轮，带动组织各方面的协调运作，使公司全体员工目标一致、团结协作，做好枢纽的角色。协调人际关系也是秘书职责的一部分，在这一点上，要看到东方思维给秘书工作带来很大的优势；同时吸收西方的个体发展思维，认清自身价值所在，在日常的工作中体会职业感和智力的满足感，发现、发展和发挥自己的独一无二的优势。有不断进取和挑战困难的精神，在遇到问题时敢于说出自己的观点，勇于打破旧思维，善于尝试新事物，创新思维。
电影《时尚女魔头》中，有两位秘书人员，分别是经验丰富的艾米丽和职场新手安迪。安迪为了寻求在报社有更好的发展而来这里丰富履历，她工作的目的在于证明自己的价值和能力能胜任这份工作，因此她每完成一个任务都会有成就感；艾米丽则常常默念我热爱这份工作，她从事秘书工作多年，支撑她的是出于对这份职业的热爱，和为上司提供完美服务的自豪感。这两种动机无论是哪一种，都体现了对自己劳动成果的珍惜和尊重，也只有这样的内在支撑，才能让自己在不断重复的琐碎工作中看到方向，看到未来。全球化思维在此时的表现就是既要关注领导和集体，能够坚守岗位，做好分内的事，甚至不惜牺牲自己的私人时间来完成领导交代的任务，同时也不要忽视个体的感情需求和物质需求，只有当个体的内在需求得到满足，秘书才能有持续的动力坚守在岗位上。
培养全球化思维，要求秘书人员能够潜下心来学习东西方哲学原理，研究东西方企业在组织理念、管理模式、经营方式上的不同，在每一次的对外交往中揣摩和体会各自价值观念的区别，将西方思维中优秀的部分合理、灵活的融合到传统东方思维当中。除此之外，秘书还可以通过阅读外语资料、观看西方电影电视等方法来了解西方人惯常的思考方式和行为方式。
除了抽象的东西方价值观念的融合，全球化思维还表现在具体秘书工作的各个方面。首先，外语能力在秘书知识结构所占比重越来越大，因为语言是跨文化交流的第一障碍，近年来企业对秘书的外语要求越来越高，其重要性不言而喻；其次，基于文化和价值观的差异，人们的行为规范和思考方式都有区别，企业组织方式、领导方式也存在许多不同，这些区别很容易造成双方误解，如果导致交易产生问题，影响的就不止金钱，还有企业间长久的合作关系了。因此，秘书的非语言交际能力也十分重要，无论是商务谈判，还是外事接待
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