深圳宝鹰集团采购与付款业务内部控制存在的问题及对策【字数：7705】
摘要
近年来，随着市场经济的不断发展，市场竞争日趋激烈，使建筑施工企业有了良好的发展契机。企业的采购与付款业务的内部控制也面临着更大的挑战，建筑施工企业若想获得更好的经济效益，提高企业在市场中的竞争力，应更加重视企业关于采购与付款业务内部控制的相关问题。
本文通过了解采购与付款业务内部控制的相关概念，运用文献研究法和实地调研法，分析了深圳宝鹰集团采购与付款业务的具体流程以及内部控制的现状，发现在采购业务中该公司内部控制存在的问题主要有采购人员自身综合素质和专业能力有待提升；付款审核不完善，财务单据和付款流程信息未能统一；采购计划成本控制不严格，与供应商没有及时、定期对账，造成会计核算的困难；验收入库执行力不足。因此，本文针对这些问题并结合公司的实际情况进行研究分析，提出了相应的改进建议，包括增强控制活动，严格控制采购成本；优化内部环境，提高采购人员综合素质和专业能力；加强内部监控，提高验收入库执行力；强化风险评估完善付款审核体系；改善信息与沟通状态，及时、定期与供应商对账。这些建议有助于完善深圳宝鹰集团采购与付款业务内部控制体系，提高公司的运营效率和经济效益。
关键词：内部控制；采购与付款；控制原则
引言
目前阶段，我国经济体制属于转型初期，内部控制体系仍然处于初级阶段，大多时候并不能满足市场发展需求，也使得建筑施工企业在发展过程中存在着内控制度不健全、内控执行不到位、监督不严格等问题。在内部控制体制存在缺陷的情况下，企业可能面临巨大的经济损失，然而采购与付款业务的内部控制，是企业高效发展极为重要的一部分，必须做好相应的把控，因此，本文选择采购与付款业务内部控制作为研究的方向，以增强公司的未来发展能力和综合竞争力。
对于内部控制的研究，在1992年COSO颁布的《内部控制-综合框架》产生了划时代的意义，它为国内外学者提供了很大的研究参考价值，该报告指出内部控制包括控制环境、风险评估、控制活动、信息沟通与交流以及对环境的监控五要素。在此之后，国内外学者在内部控制的基础上，对采购以及付款业务进行针对性研究。Michelon（2015）在他的研究中通过对比不同环境下内部控制的问题，提出企业要对内部控制环境加以重视[1]；任小军（2016）解析了采购与付款循环内控的关键控制点，从企业的信息与沟通和内部监督体系的两个内控方面提出合理化建议[2]；王海燕（2016）总结了采购与付款的内部控制要点，提出成本控制至关重要，而成本控制的关键就是采购、付款环节的内部控制[3]；刘雅菊（2018）阐述了物资采购成本控制则是实现物资采购有序性的主要环节，只有优化物资采购,才能降低物资成本,才能实现企业资金的周转,保证企业的物资供应,增强企业的市场竞争力[4]；秦宇琛（2018）通过研究国有建筑施工企业的内部控制，主张企业要内控因地制宜、因时制宜,灵活改进,并不断加强探索和实践[5]；邵姗（2019）针对建筑企业会计内部控制的制度体系、监督体系、治理机制、内部人员素质四个方面提出建议，证明建筑企业的健康发展离不开健全的会计内部控制制度[6]；谷永兵（2019）通过研究建筑施工企业的内控体系，提出企业要明确内控原则、优化内控环境、做好风险防控、注重预算管理的建议以确保企业的有效发展[7]；蓝仲梅（2019）在建筑施工企业关于内部控制要点和难点两个方面对展开论述，认为企业要及时更新观念认识，做好内部控制工作[8]。
与国外采购与付款业务内部控制的研究相比，我国学者对这方面的研究起步较晚，在研究的过程中主要通过对比国内外企业的实际情况，并结合我国的基本国情，提出一套适合我国发展的内部控制体系。目前，我国在内部控制方向的研究取得了较大的进步，研究的角度与范围不断的扩大与创新，通过对2020年3月份我国上市公司内部控制评价报告和内部控制审计报告的信息披露情况研究可以看出，现阶段我国的内控体系需要不断地加强和完善。这次报告的披露为本文采购和付款业务内部控制的研究提供了重要的参考价值。
本文主要通过两种方法进行研究，一是文献研究法，通过查阅国内外关于采购与付款业务内部控制的相关文献，在充分理解的基础上，明确研究方向与内容；二是实地调研法，通过在深圳宝鹰集团进行调研，实地了解该公司采购与付款业务内部控制的现状。
基于对研究内容的思考，本文主要分成四个部分进行论述，第一部分主要介绍采购与付款业务内部控制的基本概述，包括内部控制的基本含义，应遵循的原则，以及内部控制的要点，其次还会针对采购与付款业务内部控制的方法进行总结。第二部分通过阐述深圳宝鹰集团采购与付款业务的具体流程，总结出该公司采购与付款业务内部控制的现状。第三部分分析该公司采购与付款业务内部控制存在的主要问题，其中采购与付款业务内部控制存在的问题包括采购计划成本控制不严格；采购人员自身综合素质和专业能力有待提升；验收入库执行力不足；付款审核不完善，财务单据和付款流程信息未能统一；与供应商没有及时、定期对账，造成会计核算困难。第四部分针对该公司采购与付款业务内部控制存在的问题，提出相应的完善对策，以此提升该公司发展能力和综合竞争力。
1采购与付款业务内部控制基本概述
1.1采购与付款业务内部控制的基本含义
采购与付款业务的内部控制是指采购部门和财务部门在经济活动中建立的一种相互制约的业务组织形式和职责分工制度。也就是由董事会、管理层和全体员工共同实施的，旨在合理保证实现企业基本目标的一系列控制活动。进而言之，企业内部控制可以提高企业运营效率、保障企业依法经营和会计信息真实可靠，促进企业实现战略目标的活动，是现代企业制度的根本要求，是企业各项管理工作的基础，也是企业提高管理水平、防范风险的一种有效机制[9]。换言之，采购与付款业务的内部控制，是一个单位为了实现其经济目标，保护资产的安全完整，保证会计信息资料的正确可靠，确保经营方针的贯彻执行，保证经营活动的经济性、效率性和效果性而在单位内部采取的自我调整、约束、规划、评价和控制的一系列方法、手续与措施的总称。也就是为实现企业经营管理目标，组织内部经济活动而建立的各种职能部门之间对业务活动进行组织、制约、考核和调节的方法、程序和措施。
1.2采购与付款业务内部控制应遵循的原则
企业应根据自身的行业属性，因“司”制宜，变通地去调整企业的内部控制，应参照以下五个原则作为基准。
1.2.1全面性原则
内部控制应当贯穿决策、执行和监督全过程，覆盖企业及其所属单位的各种业务和事项。换言之，就是对企业进行整个过程的控制，深入穿插企业的整个经营管理活动，通过打破仅仅局限于会计控制的格局，以达到降低企业管理风险的目的。还要对企业全体工作人员进行控制，规范员工的工作作风并给予相对应的绩效考核与激励体制，推动企业的整体业务流程有效的进行。
1.2.2重要性原则
内部控制应当在全面控制的基础上，关注重要业务事项和高风险领域。简单说，就是把控好企业关键业务窗口的常规工作，使业务活动能够高品质、高效率，低风险地保证企业稳步发展。
1.2.3制衡性原则
内部控制应当在治理结构、机构设置及权责分配、业务流程等方面形成相互制约、相互监督，同时兼顾运营效率[10]。即每项业务不能完全分配给一个人去独立完成，应在这项业务的基础上安排合理的监督对象，使其能够约束彼此的行为，在企业的经营管理过程中，应设置互不隶属的上下级相互约束的关系，从而形成良好的制约监督体系。
1.2.4适应性原则
内部控制应当与企业经营规模、业务范围、竞争状况和风险水平等相适应，并随着情况的变化及时加以调整。在此，企业的业务活动，人员和结构必须和企业间的会计系统相符合，使企业能够健康持续发展。
1.2.5成本效益原则
内部控制应当权衡实施成本与预期效益，以适当的成本实现有效控制。为了保证控制的效果，减少企业舞弊行为的出现，应该对企业的每一名职员设有相应的监督人员，每个业务环节设定相应的人员去把控和监督，但这样就大大增加了企业的成本，导致信息的滞后性，降低了企业的整体运营效率，因此企业在设计内部控制的节点里，应充分关注成本与效益之间的问题，最大限度的降低成本，提高企业的综合效益。
1.3采购与付款业务内部控制的要点
1.3.1编制需求计划，请购采购计划
企业在经营过程中，采购部门依照其它部门的实际现场需求制定材料采购计划，然后采购部门通过对现有库存物资进行统筹的计划汇总，下达采购计划订单，并通过相应的审批流程审批通过后执行该订单。该要点的主要风险是：采购数量计划超支；采购物资与现场实际需求不符；采购计划随意性大[11]。对上述问题，企业应该将采购预算管理应用到采购计划之中，通过相应的流程审核后，企业工作人员严格执行公司规定。
1.3.2请购
请购是指企业的有关部门依据现场物资的真实需求和编制的采购计划订单，对材料采购提出的申请。该要点的主要风险是：材料采购申请制度不健全，请购未严格按照流程制度审批，这样可能会产生材料采购物资或多或少的问题，对企业的经营状况产生消极影响。针对以上风险，企业建立健全物资采购申请制度，根据物资购买的种类、劳务形态，对应相关的管理对接部门，对请购权利进行赋予，严格明确执行对应部门和相关人员的行使权限和管理程序。
1.3.3选择供应商
简单说就是选择物资采购的进货渠道，这是企业采购业务中十分重要的一方面[12]。该要点的主要风险是：选择不合适的供应商，可能会导致采购物资性价比偏低，还会发生一系类的欺诈行为。对于上述问题而言，企业应该严格审核供应商资质信息是否健全，考察供应商的商誉信任值合不合格，要建立供应商信息服务平台。
1.3.4定价
采购部门的根本目标就是怎样采购到性价比最高的物资。该要点的主要风险是：采购
定价方式不妥当；缺乏完善的采购定价制度；对特殊重要材料物资无全面的调研，导致采购价格不满意，可能会引发企业材料成本铺张浪费。对企业来讲，企业应该选择较为合理的定价方式，采用合同、招标和询价、比价的采购方式，还要不断完善采购定价制度，进行系统科学的评估定价[13]。
1.3.5订立框架协议或采购合同
框架协议是企业与供应商之间为达成购销合作关系而建立的一种具有法律效应的约定[13]。采购合同是指企业依据确认的供应商、定价方式、供货周期、物资价格、暂定计划数量与供应商签订的具有法律效应的协议。该要点的主要风险是：两方对框架协议的签订意见达不到统一，可能会导致物资的采购与供应产生滞后问题；没有通过相应的授权而签订采购合同，合同的内容存在着重大的欺诈行为，对方的主体责任、履行约定能力未达到标准，可能使企业的相关合法权益受到破坏。对企业来说，企业需要依照确定的供应商、定价方式、供货周期、物资价格、暂定计划数量等状况，去对采购合同进行拟定，确切地描述好合同条款内容，明确两方的权利、责任和法定义务，合同的签订一定要遵循规章制度。
1.3.6管理供应过程
管理供应过程是指企业建立对采购合同实时、全面地跟进制度，系统科学地了解合作商的供货情况，并且由现实条件去选择物资的交通路线、运输工具以及运输方式，全天候、全时性的掌握物资的供应状况。该要点的主要风险是：业务人员未能对合同的要求情况进行实时有效跟进，选择不恰当的交通运输方式，没有考虑运输过程中存在的风险，可能会产生物资不能及时供应、物资受到损坏的的问题。从企业的利益考虑，企业应该依据现场活动建设和物资的对应特性等方面，去挑选合适的交通运输方式和工具，来保证供应过程的安全及时性。
1.3.7验收入库
验收入库是指企业对所采购物资进行查验接收登记入库，能够保证所验收物资符合合同的要求规定。该要点的主要风险是：验收的标准要求不严谨、验收中的流程把控过于疏松，对存在质量等问题的材料物资没有相应的问题解决，这样就会造成企业材料物资和账面产生损失。站在企业利益最大化的角度上看，企业应该对物资的验收入库标准进行规范，对特殊材料物资进行仔细检查，要求供应商出具相关权威检测证明后才可以入库。
1.3.8付款
付款是指企业在对订单协议、签字盖章合同、相应财务单据、信息平台流程等关键内容审核没问题后，根据合同签订要求支付的款项支付予合作商的过程。该要点的主要风险是：付款流程审核过于宽松、付款方式的选择达不到合理标准、对付款金额没有做好把控，这就会导致企业产生财务危机和信用危机。企业若要改善付款流程的现况，应该对付款流程严格审核把控，规范流程，对相应业务人员进行严格要求其职责，对财务单据，合同协议，信息平台流程严格审批，审批确认没有问题后，选择准确、合理的付款方式，按合同实际约定支付货款。
1.3.9会计控制
会计控制是指对采购与付款业务进行会计系统控制。该要点的主要风险是：会计系统控制不完善，企业的货物和资金流动不能完全准确的映射；物资采购台账、仓管入库记录与企业会计记录存在出处，这就可能会导致企业采购业务记录出现虚假问题，还有会造成企业的资金减少。企业需建立健全对采购与付款流程相关的会计系统控制，对供应物资、采购合同、验收入库资料、财务单据、支付流程等情况做好记录，对采购环节所涉及的业务内容做好台账，以保证物资采购台账、仓管入库记录与企业会计记录保持一致。
2深圳宝鹰集团采购与付款业务内部控制现状
深圳市宝鹰建设集团股份有限公司（以下简称“深圳宝鹰集团”），该公司于1994年成立，办公地址位于深圳市福田区车公庙泰然四路303栋，注册资本十亿元人民币。经营范围为：建筑装饰装修、智能化、钢结构等，目前已成为中国建筑装饰行业的领军企业之一。
深圳宝鹰集团采购与付款业务主要针对采购建筑工程物资、支付供应商货款等。该公司的规模较大，拥有公司职工1700余人，其中材料采购部设有总经理和副总经理共两名，主管两名，共计80余名采购人员，除此之外，财务部分设会计核算部和资金管理部，会计人员共计150余人。
2.1深圳宝鹰集团采购业务流程及内部控制现状
由于该公司的材料采购部门是公司极为重要的部门，采购部的总经理同时也是公司的副总裁，日常处理事务繁忙，所以采购部的主要负责人为部门的副总经理，采购部两名主管分区域负责，主管下级分设四名组长，组长主要是对所管辖项目进行现场监督，考察，审批流程，处理重大事项并反馈于部门上级领导。采购部还设有文职组，招标询价组，于公司总部办公，来对接现场项目的日常工作事宜。
该公司的材料采购业务流程是采用线上和线下相结合的方式，采购流程如下图1.1所示。第一步，由项目施工员发起材料采购计划（未发起材料计划材料员不予采购），材料员通过公司信息平台对材料计划具体信息检查和审核是否正确。但是在这个过程中，有时候现场采购人员不够认真仔细，直接对该流程通过审核，导致流程会产生被上层领导退回重新拟定的结果，从而影响了项目上的采购效率。第二步，由项目经理发起材料资金计划申请，材料员需在信息平台审核资金计划的材料是否是现场需要采购的，审核通过后，流程再由采购组长，和副总经理最终审核通过，实际上正常是组长大致审核通过，由副总经理做最后把关。第三步，由材料员在信息平台上进行材料报价审批的录入，在录入之前，需要材料员线下做好材料询价，报价，比价的工作，正常是由现场施工员下单，材料员根据现场项目实际所需材料进行做询价表，联系相关材料的相应供应商，进行至少三家的询价，然后由供应商报好价格盖公章反馈于材料员，材料员根据他们的报价进行作比较，然后选择“性价比”最优的供应商供货。但是在此过程中，需要材料员的专业知识能力很强，因为受材料品质，规格型号等原因的影响，有的材料员会难以把控其中的细节问题，导致材料采购成本的增加。在这一环节中，也是公司最难把控的一个环节，由于公司在全国各地项目很多，很难抽出更多人力进行现场成本监督，从而监督力度就会薄弱一些，现场材料员也可能会导致与供应商在报价中徇私舞弊，做一些违背公司规章制度的事情。第四步，由材料员发起材料采购合同申请，合同模板统一使用公司模板，在与供应商签订合同之前，公司要求材料员必须让供应商提供“三证合一”的相关资质，以确保供应商的诚信保证能力和了解供应商的企业整体实力，还能对优质供应商进行评估设定分类，增加企业供应资源。采购合同会由材料员、法务人员、工程部门领导、采购部门领导阶梯式审核，做到对采购合同的严格把控。第五步，由材料员发起材料采购申请（所需采购产品的选择好供应商后，材料员在采购供应商平台下单采购），所有的材料都需做采购申请，哪怕只是一颗螺丝钉，由副总经理严格审批采购流程，对材料的材质，规格型号进行严格规范。最后一步就是由仓管员对实到现场材料进行登记台账，进行办理入库流程，现场材料的入库出库都由仓管员集中管理。
图1.1企业采购业务流程图
深圳宝鹰集团按照国家颁布的《企业内部控制基本规范》的要求，在2014年就已经制定了公司内部控制管理制度，其中包括《采购开发管理办法》、《采购管理办法》、《供应商评鉴管理办法》等采购业务管理办法，但针对采购业务内部控制的设计并不完善，通过对该公司采购业务具体流程的了解，已经采取的内部控制措施主要表现在：材料采购计划的制定是否合理；采购业务相关流程是否汇报上级领导；材料的定价是否符合采购流程；供应商的选择是否合适；是否对采购材料进行质验工作；对不合格材料是否进行业务处理。但是，该公司采购业务内部控制还是存在一些问题，例如：在控制活动上存在采购计划成本控制不严格问题；在企业内部环境中采购员自身综合素质和专业能力有待提升；在内部监督上有着验收入库执行力不足的问题。这些问题会在后文中做详细的阐述。
2.2深圳宝鹰集团付款业务流程及内部控制现状
公司财务部门分为资金管理部和会计核算部，会计核算部门又细分为外派财务组和内派财务组。其中驻外财务人员有20余人，驻内财务人员110余人，资金管理部门10余人，会计核算部门主要负责财务单据和付款流程进行审核，资金管理部门主要负责实际货款的付出。
该公司付款业务的具体流程如图2.1所示：首先，由材料部文职人员在信息平台发起材料付款申请，然后流程会过到会计核算部门的相关人员，他们会根据流转单据进行业务审核，确认单据的真伪和单据的名称、单价、数量、单位、规格型号是否与采购员实际采购信息相符。审核后的财务单据会移交回采购部门，然后由采购部副总经理和总经理依次签字，由于公司的每天处理业务量很大，高管领导日常工作繁忙，财务单据的签字效率会普遍不太高，从而影响付款效率，导致项目现场货物供应出现问题。财务人员在审核单据的过程中会出现很多与信息平台流程不一致的情况，这时，财务人员会联系采购部文职组人员说明此流程的问题，然后文职组人员会转达于项目材料员说明情况，由项目材料员再联系供应商处理，循环往复，付款效率就会大大降低。此问题的出现大多是项目采购员与供应商沟通和要求不到位而导致的，这就需要材料员加强自身知识储备，增强业务沟能力。最后，财务单据审核和签字无误后会流转到资金管理部的财务人员，由单据的顺序安排付款，但由于每日付款金额公司有限额，会导致付款单据的积压，同样也影响着财务付款效率。
图2.1企业采购业务流程图
上文中提到，深圳宝鹰集团在2014年就已经按照国家颁布的《企业内部控制基本规范》制定了内部控制管理制度，但是付款业务内部控制的制定与实施也是有待需要完善的。通过对该公司付款业务具体流程的研究了解，付款业务内部控制已经采取了以下措施：会计是否对供应商所提供财务单据进行审核；对需要支付的款项，是否向高层领导请示；对付款的相关流程，是否经过
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