天津中海油化工公司采购与付款业务内部控制存在的问题及对策【字数：7560】
摘要
内部控制在企业的管理体系中占有非常重要的地位，它可以促进企业的良好发展，提高企业的核心竞争力。内部控制的制定是否完善，实施是否有效，关系到企业自身的发展和企业在市场中的地位。采购与付款业务作为企业经济业务的重要组成部分，在制定和实施内部控制时应给予更多的重视。
本文通过对采购与付款业务内部控制相关概念的理解，运用文献研究和现场研究的方法，分析了中海油（天津）油田化工公司采购与付款业务的具体流程和内部控制的现状，发现了公司在采购过程中由于采购计划安排不合理，导致采购效率低下；采购物资质量参差不齐；采购成本过高；采购与付款部门岗位分工不明确；付款方式选择不当这五个问题。因此，本文对这些问题和公司的实际情况进行了合理的分析，并提出了相应的改进建议，包括优化采购流程，提高采购效率；加强对采购物资质量的管理；公司应重视采购物资的成本控制；建立科学合理的权责分配机制；重视付款方式的选择。这些建议有助于完善中海油（天津）油田化工公司购销业务的内部控制制度，保障公司的利益。
关键词：内部控制；采购与付款；成本控制
引言
随着市场环境的不断变化和经济业务的复杂多变，国内外企业逐渐发现内部控制的重要性。采购和付款业务作为企业经济业务的重要组成部分，对企业内部控制产生重要影响。当前，我国企业的商业模式单一，面对复杂的市场变化的应对能力不足，采购与付款业务容易出错，一旦出错，将会给企业带来巨大的损失。所以中海油（天津）油田化工公司需要重视企业采购付款的内部控制，因此本文对中海油（天津）油田化工公司经营中的采购与付款业务容易出现的问题进行研究。
在许多与采购和供应链有关的外国文件中，许多科学家对与采购有关的风险进行了深入研究。鉴于当时的经济发展，Spekman和Hill（1980）基于当时经济发展状况，建议公司管理层采用可行的战略和商业模式，用来应对与采购相关的风险。Valla（1982）指出，在采购过程中，企业面临风险，其商业活动的后果可能会因供应商和采购实体的特征而异，并且因为双方的活动都会影响他们的长期合作关系。21世纪的特点是数字化，互联网和信息化。全球经济信息化已成为经济发展的主要趋势之一。同时，电子信息技术和信息化的发展正在将资本经济转变为信息经济和知识经济，这对国际贸易环境产生了重大影响，同时也加速了世界经济变化和重组的进程。电子商务有助于降低交易成本，扩大交易机会，简化交易程序，提高生产效率并提高服务质量，是信息社会的典范。在房间里。作为电子商务的重要元素-战略采购，电子采购和JIT采购-所有这些都是在考虑到现代采购模型的基础上开发的，这些现代采购模型具有开放性，透明性，速度和低成本的特点，可让公司有效避免采购过程中的风险并提高采购效率。
与国外对购销业务内部控制的研究相比，中国学者后来开始了这一领域的研究。在研究过程中，研究学者主要比较了国内外企业的实际情况，并结合中国的基本国情，提出了一套适合中国发展的内部控制制度。秦磊（2018）通过研究发现，许多企业往往会忽视物资采购这一环节，但对于企业的发展是物资采购是需要足够重视的。郭秀慧（2020）本文通过对企业采购与付款环节的研究，分析了采购与付款环节内部控制对企业整体发展的影响，总结出加强企业采购与付款环节内部控制管理水平的措施。陈瑞（2019）提出企业的采购与付款环节是企业最容易发生舞弊的环节，也是企业内部控制的重点管理环节。企业要从采购计划、供应商选择、采购方式、采购验收、付款审核等层面对采购付款工作进行全面、彻底的监督，杜绝舞弊行为，保护企业利益不受损失。强春卫（2018）强调企业稳定运营的重要基础是要完善企业采购与付款业务内部控制的管理制度。现在，仍有许多企业内部控制管理还不够完善,企业要积极加强内部控制管理，以实现内部控制的自动控制机制。刘娜、郑玲（2018）提出相应对策，针对企业内部职务的分配和权限的赋予，采购申请和批准，采购和验收，支付和监督等方面的内部控制。根据实质性的调查，岗位分工不明确等问题。
在考虑研究内容的基础上，本文分为四个部分。第一部分主要介绍了采购与支付业务内部控制的相关概念，然后总结了采购与付款业务内部控制的方法。第二部分通过具体的采购和支付业务流程总结了中海油（天津）油田化工公司的采购现状。第三部分分析了中海油（天津）油田化工公司采购和支付业务内部控制中存在的主要问题。第四部分针对中海油（天津）油田化工公司采购与付款业务的内部控制中存在的问题提出了相应的改进对策，以增强公司的发展优势和核心竞争力。
1采购与付款业务的相关概念
1.1采购与付款内部控制的含义
采购和付款在《企业内部控制应用指引第7号——采购业务》中的定义为：采购业务，指企业为了正常生产和运营而购买原材料，半成品，工程材料等行为，包括接受劳务活动和服务活动，并支付上述行为产生的费用款项。对于工业企业来说，采购与付款环境是成本产生费用最多的环节，产品利润直接由采购成本控制。尽管采购业务环节并不复杂，但整个采购环节涉及到多个部门，容易出现错误和舞弊等现象，不利于整体管理。因此，良好的采购和付款内部控制环节可以有效地降低采购成本，从而间接提高企业的利润。
1.2采购与付款业务的程序
采购与付款业务包含以下几个步骤：
第一，请购。企业各部门根据自己实际需要编制物资需求计划并按照统一的规格填写请购申请单来确认所需物资，并将需求计划与请购申请单提交给采购部门，并由采购部门归集。此过程称为请购。
第二，采购。在这一环节当中，采购部门需要完成选择供应商、确定采购价格、签订采购合同这几项内容。
第三，验收。当所采购的物资到达或劳务完工时，验收人员需要验收物资的质量和数量或劳务完工结果是否达到合同中的规定情况。验收合格后，验收人员需要出具验收单据。在验收过程中出现的问题，验收人员需要及时上报，按照合同规定妥善处理。
第四，付款。当验收人员对采购的物资验收入库之后，将由财务部门人员对整个采购过程中的请购单、采购预算表、采购合同、验收入库单、发票等原始单据进行整理核对。确认这些票据真实有效后按照采购合同约定向供货商支付款项。
第五，会计处理。财务部门针对企业采购事项及时进行会计业务记录。
1.3采购业务内部控制的方法
企业可以从采购过程的各个环节来制定采购业务的内部控制措施，以确保采购过程的规范化运作并防范发生潜在的采购风险。具体措施可归纳为：详细制定采购计划和需求计划；选择高质量和合适的供应商；严格把关采购的价格；制定标准合理的采购合同；严格验收采购商品，以确保质量合格；违反合同内容和索赔条款的制定和实施。除了在采购流程中制定内部控制措施外，还可以考虑管理体系和信息建设等，例如创新采购模式；重视信息化建设；加强内部人员管理，以确保职责分工明确并且不相容等。
1.4付款业务内部控制的方法
付款业务面临的风险主要包括：不定规范的支付审核流程；付款方式选择不当；放款对大额付款金额的限制；没有及时与供应商核对应付账款和预付账款；没有严格检查发票信息等风险。上述风险的出现，不仅会增加财务工作的负担，还会损害企业的利益。
企业在应对财务风险时，可以制定以下付款业务内部控制的措施：严格规范支付审查流程；加强对付款业务审批权限的控制；根据采购内容和类型选择合适的付款方式；严格检查付款金额；定期及时与供应商核对应付款项和预付款项；加强发票等票据管理。
2中海油（天津）油田化工有限公司采购与付款业务内部控制的分析
中海油（天津）油田化工有限公司于2018年成立。本公司业务范围包括海洋石油工程技术开发、转让与咨询服务；化学产品销售；地下泵装置与电子控制产品销售及相关服务；研究、开发与设计油气田；钻探及完成石油生产技术与工程系统的设计；研究与开发油气水处理技术；石油与天然气田开发与生产实验分析服务；钻完井、修井、增产的技术服务及作业服务；销售、租赁、安装、维修、监控(不包括认证)石油及天然气工具、漫游设备、海洋工程设备、大规模石油化工设备等工作。
中海油（天津）油田化工有限公司注册资金6000万，油田化工公司前身为中海油能源发展股份有限公司工程技术油田化学分公司，经过10几年的发展至今，满足了四海各油田的不同生产时期的不同生产需求。独立法人治理后目前为中海油（中国）有限公司在生产的83个油气田提供不间断服务，2016年完成4.86亿元工作量，总计供应3.9万吨专用化学药剂，占总体市场份额70%，是唯一一家具备为四海域全面提供化学药剂产品和一体化服务能力的专业公司。2018年4月，成立中海油（天津）油田化工有限公司，与天津南港工业区成立合资公司，海油发展持股99%，南港工业区持股1%。截止2018年完成产值收入6.29亿元利润实现7000万元，2019年突破7.1亿元，利润实现9000万元。预计五年后，做出行业规模，实现产业经营规模10亿元，“两外”收入占比达到50%，并不断引进优质的技术型战略合作伙伴。目前公司现有员工306人，其中正式253人，劳务53人。分布在天津、深圳、惠州、湛江、海外。技术人员约60%。拥有渤海、惠州两个生产基地，渤海占地面积11万平方米，产能3.5万吨，惠州占地面积9.2万平方米，产能2万吨，2019年产量5.88万吨。
2.1采购业务内部控制的现状
中海油（天津）油田化工有限公司的采购现状目前由集团公司成立的采办共享中心执行，专业公司油田化工公司为需求单位，向上级部门下达采购需求。中海油（天津）油田化工有限公司目前的采购流程是先由服务中心的计划岗位负责人提出月度销售计划，经中心审批后同意后到达安全生产部。再由生产计划岗的工作人员经过核实库存向生产组织岗位的负责人提交复核过的销售计划，然后
再由专门的工作人员分解销售产品的原辅料，分析原辅料的构成并将相应报告提交到采办协调岗位的负责人，然后再由采办协调岗位的负责人将原材料需求计划提交到公司的采办共享中心，而采办共享中心则需要根据需求的原材料品类将采购需求分配到不同类别的采办专员岗位，再由采办专员根据需求数量选择采办策略模式，由共享采办中心根据需求组织，以招标、邀标、竞谈的模式进行。由于油田化工业务板块所涉及采购的原材料，成品的种类有三青水类、破乳类、消泡类、杀菌类、井下类等8大系列，还包括清水剂、缓蚀剂、杀菌剂等500个以上采购品种，年度需求量5万吨以上。公司为保障海上连续生产，需匹配物料动态库存，为此公司的采购计划的提前量为1到3个月不等，然后有共享采办中心组织采购。
中海油（天津）油田化工有限公司，2019年全年签订了135份采购合同,合同金额为6000万元，年初库存9000万元,年末库存1.23亿元。协调处理物资采购委托1000项,调整了八百多个材料筹措手续费处理，与多个国外物资生产企业进行了商务交流。材料采购计划全年目标订货率为100%，实际达到99.12%，比计划低0.88个百分点，比上年高0.76个百分点。重要生产物资的延误投递次数不超过三次，重要项目物资不超过五次。这一年里没有出现延期交货的问题。有一次采购物资的价格高于市场价格的5%。剩余的实际采购价格低于市场采购价格。平均占用库存储备2.34亿元人民币(含二次库存)，全年目标2.75亿元，增长5300万元，比2018年增长了6600万元。采购合同履行率的全年目标为96%，实际完成率为94.6%。这与目标相比去年增加了2.12%，减少了1.4%，。
由表2.1可看出，通过对比全球6家公司的2018年营业收入可以看出天津分公司营业收入降幅较小。2018年营业收入均值为292.02亿美元，同比降幅值为45.33%。而中海油（天津）油田化工有限公司作为中海油工程技术公司天津分公司的下属公司，营业收入占中海油工程技术公司天津分公司的70%。由此可见，中海油（天津）油田化工有限公司的发展前景可观。
表2.12018年国际石油公司营业变化情况金额单位：亿美元
2.2付款业务内部控制的现状
该企业的部门主管在收到财务人员的报告后进行批复资金；再由财务经理批准部门负责人的资金；财务部门要对批准的金额和事项进行再次审核；审核无误后通过企业的独立账户体系向收款人进行支付款项或者向申请人拨付款项；最后，财务部门将支付结果反馈给各部门的申请人。
中海油（天津）油田化工有限公司已建立集中支付系统。集中资金支付是指以企业账户的形成为支付基础。整个企业的支付信息系统应基于中海油（天津）油田化学有限公司健全的财务信息系统和银行间实时结算系统。在有付款要求的情况下，在经过有关主管部门的审批审核后并批准付款的情况下，需通过公司的账户系统向收款人进行付款业务。中海油（天津）油田化工有限公司的资金集中付款控制流程记录如下：企业各个部门的工作人员需要根据该部门的资金需要向财务部门申请资金使用时，需要先在ERP系统内提交申请并且上报给财务部门的工作人员；然后财务部门的工作人员将各部门的资金申请汇总并审核，财务人员需要在审核无误后呈报给各个申请部门的部门主管；在各个部门主管收到财务人员的呈报后对本部门人员申请的资金进行批复，经过批准后，财务部门的工作人员需要再次对批复的金额、事项进行复核，如果金额较大复核无误后需要再呈报给财务部门的主管，再由财务部门的主管进行审核批复，待审核成功后，财务人员通过企业的账户向申请人拨付款项或者向收款人进行支付款项；最后，财务人员把支付结果一一反馈给各个部门的申请人，以及对应业务的会计人员。
该企业还有外贸出口、原油期货等业务，所以中海油（天津）油田化工有限公司的付款方式有：对于同城企业与企业之间会通过银行转账、汇款、转账支票、付款委托书等付款方式；对于异地企业之间会通过信汇、电汇、银行承兑汇票、商业承兑汇票、本票的方式进行付款；对于国际上的企业会通过信用证、电汇、承兑交单、付款交单进行付款。中海油（天津）油田化工有限公司的付款业务按照国资委的相关要求，与供应商签订采办合同实施供货后，开具发票45日之内公司要完成付款工作。由于新公司为独立法人治理结构，缺乏了原母公司的资金输血功能，中海油（天津）油田化工有限公司的应收款的及时性决定了公司的现金流，收入端及时开票回款决定了采购的付款进度。
中海油（天津）油田化工有限公司的付款业务流程职责分明。该企业分离了部分重要职责，如材料采购物资的申请和实施责任的分离；付款和审查付款责任的分离；申请报销费用与核准责任的分离等。客户接受的银行承兑汇票被存放在保险柜中，仅限财务负责人和出纳人员存取，其他人不得存取。
3中海油（天津）油田化工有限公司采购与付款业务出现的问题
3.1采购计划安排不合理
企业需要根据上一年的销售量计划制定年初采购计划。由于中海油（天津）油田化工有限公司物资涉及到化工产品及资源,供应商繁多。因此应该对采购计划管理提出很高的要求。目前中海油（天津）油田化工有限公司的采购计划的管理还不够完善,由于部门较多，工作人员的工作分配不明确。当多种原料同时进货的时候，会因供需不能及时根据实际情况进行调整，影响生产流程，导致原料过剩的情况。
2018年，中海油（天津）油田化工有限公司采购了60吨氧芳烃，单价为每吨4000元。由于市场环境变化，成本下降，造成了大量库存积压，导致采购计划安排不合理。也会出现由于采购的某种原材料过少,使其生产不出来,这样也会使企业采购计划完全失控，将会影响到后面的工作进程。另外,由于中海油（天津）油田化工有限公司生产计划岗、生产组织岗、采办协调岗、采办共享中心的衔接不及时,导致采购计划、混乱，审批制度不健全，也会对企业造成很大影响。
3.2采购物资质量参差不齐
在物资采购过程中，2019年中海油（天津）油田化工有限公司采购的50吨环氧乙烷质量出现了问题，所购物资质量较差。主要原因是中海油（天津）油田化工有限公司的物资采购部门没有对物资供应商进行监督检查，放松警惕，没有仔细选择信誉良好的物资供应商；在供应商提供物资时，没有认真的对供应商提供的物资进行检验签收，从而导致物资供应商在对中海油（天津）油田化工有限公司提供物资时出现以次充好的情况。
3.3采购成本过高
采购成本会根据物资的价格，数量，市场和物流等条件的影响。导致采购成本高的主要原因如下：第一，中海油（天津）油田化工有限公司的一些物资采购员没有充分利用现代信息技术来优化物资分配，导致成本浪费。第二，中海油（天津）油田化工有限公司没有制定合理的采购计划。2019年，中海油（天津）油田化工有限公司在发现环氧丙烷短缺时才开始制定采购计划，这样就大大增加了采购时间，增加了物流运输成本，并且市场价格不断变化。下图为近三年环氧丙烷的价格走势。由表3.3可知2019年，环氧丙烷的价格在每吨10200元到11500元不等，环氧丙烷的单价会根据当时原油价格的波动而浮动。当时中海油（天津）油田化工有限公司需要采购70吨环氧丙烷，按最低市场价格采购需花费714000元，但是由于当，中海油（天津）油田化工有限公司没有制定合理的采购计划导致在原油价格上涨的时候采购，单价也比平时高出了2500元，需花费889000元。所以，市场价格较高时，企业可能会采购物资，这也明显增加了采购成本这样就大大增加了采购成本。当企业采购物资的数量较少时，这也将增加物流成本。
表3.3环氧丙烷价格走势单位：元/吨
3.4采购与付款部门岗位分工不明确
在中海油（天津）油田化工有限公司中,采购部门的工作更加复杂，因为要与公司中其他部门对接，制定采购计划，熟悉目前库存情况和采购计划的落实，并保持与外部市场的联系，了解目前市场的采购价格。一套完整的流程需要多个部门多个业务人员来共同完成。在此过程中任何一个步骤都不能出现问题，否则将会耽误后面工作的进程。完成采购和结算工作，需要询问和采购许可以及确定供应商；制定采购合同和审批采购验收付款业务不能是同一部门或个人办理。根据一部分统计，许多企业都没有对岗位责任进行明确划分。由于中海油（天津）油田化工有限公司规模较大，部门及人员比较多，业务也较多，所以在执行采购与付款业务时就要更加注意。一套完整的流程需要有专人负责，但是由于分工不明确，每个人没有清楚的认识到自己的工作，这样很耽误后面的工作进程，严重的话还会造成业务混乱。
3.5付款方式选择不恰当
中海油（天津）油田化工有限公司为了能够及时获得企业所需要采购的物资，偶尔会根据供应商的要求，采取预付款的付款方式，而且还是将采购物资的全部款项进行预支付。这种方式是存在一定的优势。例如，不仅会防止所需要采购物资价格上涨带来的损失，还会抢占市场上的资源，避免会因为所需采购物资的缺失，致使公司不能够按时达到合作项目的要求。但是，这种方式同样存在一些缺点，比如虽然供应商已经收到了预付货款，但却迟迟不发货，或因为提供的物资质检不合格，当该公司想要退货或者换货的时候，供应商会以各种理由拒绝负责，这样不仅会占用资金影响公司的正常运行，还会影响中海油（天津）油田化工有限公司后面的工作进程。
4中海油（天津）油田化工有限公司采购与付款内部控制的改进措施
4.1优化采购流程，提高采购效率
中海油（天津）油田化工有限公司优化采购流程可以从以下几个方面入手：
第一，中海油（天津）油田化工有限公司需明确验收标准。在验收过程中必须有明确的合格标准，并按照合格标准确认重要的采购物资信息。
第二，中海油（天津）油田化工有限公司的验收人员应严格对采购物资的质检报告进行验收。在
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