浅议中小企业存货管理的问题及措施—以L公司为例【字数：7638】
一、存货管理概述
(一)存货的概念
存货是企业在正常生产经营过程中持有的、以备销售的产品或商品，或为了出售仍然处在生产过程中的产品，或在生产过程、劳务过程中消耗的材料、物料等。是企业一项重要的资产，是反映企业流动资金的晴雨表，也往往成为少数人用来调节利润、偷逃国家税费基金的调节器。存货不仅在企业营运资本中占很大比重，而且是流动性最差的流动资产。它在每一阶段上管理的好坏都将影响到企业效益，储备过多或过少，都将给企业带来不利的影响。
（二）存货管理的重要性
存货的特征决定了存货在企业生产经营中的重要地位，要保证生产的顺利进行就要保证企业生产所需要的原材料、燃料的供应充足、及时，但是现实中的很多以L公司为代表的中小企业又不能大量囤积货物，以免占用生产资金。所以生产的顺利进行与存货占用的多少成为当前以L公司为代表的中小企业管理中的一对矛盾，要想解决这个矛盾就要对存货进行管理。因而企业存货管理的好坏对财务状况影响很大，加强存货管理便成为企业管理的一项重要的工作。
然而，目前许多以L公司为代表的中小企业的存货管理状况不尽人意，大多管理者认识不到存货的重要性，也并不重视企业的存货管理，有的是尽管认识，可是对需要做什么和怎么做都缺乏理解。而且许多以L公司为代表的中小企业把存货管理作为一个单独的系统运行，在当今内部结构相对复杂的企业里，许许多多的案例证明了一点，不将存货管理纳入整个公司的管理体系中，是不可能取得成功的。因此，一个企业若想保持较高的盈利能力，应当十分重视存货的管理。
(三)存货管理的主要方法
随着生产经济的发展，存货管理的方法也发生了变化，由传统的存货管理方法发展到现代的存货管理方法。传统的存货管理方法有归口分级管理法、定额控制法和挂签控制法。一般地，定额管理与归口分级管理结合起来使用。现代存货管理的方法主要有ABC分类控制法、定量控制法还有先进的零存货管理方法。
二、L公司存货管理简介
（一）L公司基本情况介绍
作为一家中小企业，L公司近年来虽然规模增长迅速，但L公司的存货管理存在很多问题。L公司于2002年1月23日，L公司先在浙江省内有着广泛的业务关系，业务范围覆盖浙江省全省。自成立以来，本着务实、高效的工作作风，规范企业的内部管理、加强公司的基础设施建设，存货管理制度不断完善，在业务稳健快速发展的同时，分公司在服务、产品、业务品质等方面积极努力，不断开拓创新，取得了丰硕的成果。同时，L公司不断优化存货管理基础设施，努力打造具有较高水平存货管理的专业队伍。分公司还不断强化客户服务意识，以不断提高客户的满意度为目标，树立全方位、多层次的保前、保中和保后的全面服务体系，进一步完善了存货管理服务体系。
（二）L公司存货管理现状
L公司存货是指L公司在正常生产经营过程中持有的备销售的产成品或商品，或在生产过程、劳务过程中消耗的材料、物料，或为了出售仍然处于生产过程中的产品等，它反映L公司流动资金运作情况。L公司存货管理就是对企业的存货进行管理，为达到存货管理的最终目的———提高经济效益的目的，主要包括存货的信息管理和在此基础上的决策分析，最后进行有效控制。目前受当前金融危机影响，存货成本偏高，大多数企业原材料价格居高不下，现金流量紧张，产品滞销，效益低下，严重影响企业存货周转速度及资金利用率，再加上存货中长期积压、闲置、待报废物资较多，内部控制、管理制度不健全等因素，制约了企业的健康发展，采取科学、合理的存货管理方法对降低采购成本、减少存货资金占用、加速资金周转就显得尤为重要。加强存货的日常管理，采取正确的存货管理方法，既能降低L公司的平均资金占用水平，提高存货的周转速度和总资产周转率，减少存货资金占用，提高企业资金的利用效率，又能提高经济效益，降本降耗、节支挖潜，使L公司的存货能适应市场变化、保持均衡生产，对L公司的盈利能力和长期发展具有不可忽视的意义。为了保证L公司生产经营过程的持续性，L公司必须有计划地购入、消耗和销售存货，它是保证生产经营活动连续顺利进行的必要条件，也是生产经营过程中不可缺少的资产。L公司对存货管理的重视程度和管理的好坏，直接反映出L公司平均占用资金的差异是很大的。
三、以L公司为代表的中小企业存货管理中存在的问题
从目前情况来看，L公司在存货管理方面仍然存在着很多问题，这些问题不但影响L公司资产的流动能力，资产管理的效率和盈利能力，从长远来看，也不同程度地制约着公司的健康发展。
(一)不重视存货周转的管理
许多以L公司为代表的中小企业认为存货是资产，乐观地认为一定能变现。DELL公司总裁迈克·戴尔认为库存不是资产而是负债，因为拥有过多的存货，必须为之支付大量的储存成本。且当企业的大量资金被存货占用且不能及时变现时，企业的财务风险加大。但是存货过量时会造成存货资金的沉淀积压，这样就容易变成负债。一部分企业仍然固执地认为存货是企业的资产，是财富的标志。L公司也是如此，这种观念直接导致了企业存货的大量积压，存货成本过大。其实，这已经是过时了的陈旧观念。从性质上说，存货确实是资产而不是负债，但是拥有过多的存货，必须为之支付大量的储存成本。而且当企业的资金大量被存货占用且不能及时变现时，企业的财务风险加大，从这个意义上来说，存货就像是一种负债。
（二）存货内部控制的不健全
存货的内部控制制度存在缺陷。因存货的流动性比较强，所以在流转过程中就很容易出现问题。以L公司为例，由于其存货在资产中所占的比重较大，内部控制比较薄弱，出现问题的几率就更大。
1、缺乏必要的机构人员
L公司由于机构设置不完整，管理人员往往身兼数职，职权划分不清。批准采购与验收材料的权限经常由仓库主管一人所拥有，同时该部门负责对所采购的原材料与产成品的保管，这就缺乏权限的相互制约，容易使内部人员，特别是仓库主管利用存货获取个人利益，给企业造成不必要的损失。原材料的采购价格由采购人员与供应商进行协商，企业没有专门人员对价格做市场调研，单纯的凭采购人员与供应商签开的发票入账、报销，这就容易给采购员与供应商之间进行勾结的机会，让采购员从中赚取回扣。许多仓库主管在管理方面的知识较为丰富，而对原材料质量知识却比较欠缺，在原材料验收这个环节，只是单纯从数量上进行验收，对于质量方面是否符合要求也只能从表面上观察，只有在产品设计和投产时发现质量问题时才要求跟供应商退货，这在很大程度上阻碍了生产的正常进行，甚至会影响准时交货的时间。
2、采购缺乏计划与跟踪
由于L公司没有规范的采购计划，而是根据订单量的大小，临时发出采购需求的，除了运输成本高之外，分批采购，没办法得到大批量采购能享受折让和折扣的优惠，同时，以L公司为代表的中小企业与供应商订货，只是口头协议，没有订立合同，没有规定具体的条件与责任，如果发现货物不符合要求或在途有意外状况发生时，要想划清责任就比较难，而以L公司为代表的中小企业也可能因此不能准时交货，得不到客户的信赖，最终受损的还是以L公司为代表的中小企业本身。
3、存货存储阶段的控制
（1）存货管理不科学，保管环境差，造成原材料损坏
许多以L公司为代表的中小企业存货摆放紊乱，把原材料与产成品混淆在一起，有些企业甚至连走道和办公室都摆放存货，导致存货的存取难度大大提高，效率降低。同时，不注意仓库环境的改善，在潮湿的天气不注意室内除湿，或不经常清理仓库，致使一些长期堆放的贵重原材料变质和损坏。
(2)验收的时间过长，无定期盘点
部分以L公司为代表的中小企业对原材料的验收时间，长于企业向原材料供应商发出订单及原材料到企业所需要的时间，验收的时间过长，不利以L公司为代表的中小企业的生产。同时，以L公司为代表的中小企业没有安排专门的人员与时间对仓库里的原材料与产成品进行定期盘点，检查账实是否相符，对发生质量问题的产成品不能做出及时的处理，对于数量不符的情况，不能有效的追究责任。L公司也存在这方面的问题。
4、缺乏存货的发出阶段记账上的协调性
在存货管理过程中，许多以L公司为代表的中小企业各部门按各自所需提取货物，没有经过统一的规划，也没有规定限制以L公司为代表的中小企业各部门每期允许提取存货的数量，往往只是口头上的叙述，没有正规的领用单据，经常出现货已发出，而财务方面却未做出相应的会计处理，容易引起账实不符。虽然许多以L公司为代表的中小企业有设置仓库主管的职务，但由于该主管身兼数职，难以管理到位，同时，以L公司为代表的中小企业的员工可以经常随意进出仓库，导致原材料经常丢失，却无法追究责任，给以L公司为代表的中小企业造成不必要的损失。另外一些有保质期的存货，无专人管理，如不注意，时间过长就会变质，造成损失。按照会计核算的要求，每期核算，要如实反映生产经营的消耗，不能以领带耗，盘存不能流于形式。
(三)存货管理方法落后
目前，以L公司为代表的中小企业存货信息的收集与交换主要依靠手工来进行，自动识别技术、监控技术、网络技术等尚未实现电算化管理。由于存货种类繁多，核算的工作量比较大，造成存货核算工作效率低下，无法实时、动态、高效地了解各种存货信息，并实现存货信息资源在部门与部门之间、部门与员工之间、部门与供应商之间的共享。同时影响存货核算的及时性和准确性。这样极易产生以下不利情况：一是影响存货核算的及时性和准确性，会造成账面数据与实际库存数量不符，产生大量潜在损失，致使财务报表不能真实反映企业的财务状况
；二是在对账不及时的情况下，如发生偷盗等情况，不易及时发现，不利于加强内部管理，人员不足或未具备一定素质的情况，也会不同程度地影响存货核算的质量。
三、提高以L公司为代表的中小企业存货管理的主要措施
(一)提高存货周转率
在流动资产中，存货所占比重较大，存货的流动性对企业的流动比率有重要影响，因此对存货的流动性的分析很重要。一般用存货的周转速度指标来反映，即存货周转率或存货周转天数。通过存货周转情况的分析有利于找出管理存在的问题，尽可能降低资金占用水平，提高存货的变现能力与获利能力。因此正确计算存货周转率对管理决策有重要作用。存货周转率的计算公式为：存货周转率=主营业务成本/平均存货，然而对企业来说这种计算方法有一定的不合理性，不能很好反映企业存货周转效率，在实际中要结合其实质意义及具体情况进行分析，使之更有效地反映企业存货周转效率。
(二)完善存货管理的内部控制
存货内部控制是指以L公司为代表的中小企业为了实现经营目标，保护财产安全完整、确保存货会计信息资料的真实可靠，所采取的一系列相互联系和相互制约的方法、措施和程序。通过建立健全内部控制制度，加强对财产物资的验收、保管、领用、清查、记录等环节的内部控制，对减少xxxx、挪用、盗窃、毁损的不法行为，制止损失和浪费，提高财产物资的利用效率和效果，保证会计信息的真实可靠等方面都具有重要的意义。健全、有效、合理的内部控制是企业健康发展的重要保证。因此，如何加强对存货的内部控制，始终是企业管理活动中研究的一项重要课题。
1、强化存货内部审计制度以及内部稽核制度
内部审计是经济监督的再监督，是内部控制的组成部分之一，是以L公司为代表的中小企业改善经营管理，提高经济效益的自我需要。存货内部审计主要包括:存货采购内部审计和存货领用内部审计。前者是由内部审计人员抽查存货采购合同，审查合同是否经过授权，是否有效，同时审查在途存货，审核各部门核算是否正确，各部门反映的数据是否相符，有无违反规定程序和舞弊行为，对存货的内控措施进行评价。后者是由内部审计人员抽查存货盘点表，监督存货盘点，审核保管部门和财会部门的日常核算是否准确，各部门的数据是否相符，有无违反程序和舞弊行为，对存货领用的内部控制措施进行评价。
企业还要建立内部稽核制度。采购、保管、记账应分工而不能由一个部门担当，部门之间互相稽核。财务部对仓库的稽核只能通过实物盘点，才能做到账物相符，如账物不符，应及时查找原因，进行相应的账务处理，制定盘点制度按每季度进行一次由财务参加的实物抽盘，年度进行一次存货的全面盘点。财务部对销售部门也应稽核，核查销售部门从仓库领货发货后是否已开票?款项是否收回?领货至开票给客户之间存在着时间差，有可能会导致物品从仓库已出库而财务尚未出库，账账不符。为了确保企业资产完整，防止资产流失，审计人员需要在年终或每季季末对存货是否账实相符进行必要的核实。
2、严格岗位分工控制和授权审批控制
企业应当根据存货业务的流程和特点，系统地分析存货业务涉及的不相容职务，并结合岗位职责分工采取分离措施。有条件的企业，可以借助计算机信息技术系统，通过权限设置等方式自动实现不相容职务的相互分离。
(1)进行岗位设置时必须考虑存货业务不相容职务的分离
存货业务的不相容职务至少包括:存货的请购与审批，审批与执行；存货的采购与验收、付款；存货的保管与相关会计记录；存货发出的申请与审批，申请与会计记录；存货处置的申请与审批，申请与会计记录。要注意这些不相容职务应相互分离。
(2)应当配备专业的人员办理存货业务
办理存货业务的人员应当具备较高的业务知识水平和职业道德水平，遵纪守法、客观公正。企业应创造条件定期对员工进行相关的政策、法律法规及业务培训，不断提高相关人员的业务素质和职业道德水平。
另外，以L公司为代表的中小企业可以根据具体情况对办理存货采购业务的人员定期进行岗位轮换，防范采购人员做出利用职权和工作便利收受贿赂、损害企业利益的行为。
(3)应当对存货业务建立严格的授权批准制度
明确审批人对存货业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施，规定经办人办理存货业务的职责范围和工作要求。审批人应当根据存货授权批准制度的规定，在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。经办人应当在职责范围内，按照审批人的批准意见办理存货业务。
3、优化存货流程的控制
要制定合理的存货周转流程。针对公司的具体情况，以财务部为中心制定一套适合本公司的高效合理的存货周转流程。生产部、采购中心、库房、车间按照流程填制各类单证，保证原材料的采购、领用、加工、入库、发货和销售，使每一环节物流、单证流同步进行，财务部根据单证按照一定的方法及时记账，对重点存货做到永续盘存，从财务账上反映出产品的生产过程。
(1)存货采购阶段的控制
首先，制定合理的采购计划。存货的采购必须制定采购计划，确保所采购的存货为经营所需，避免产生存货的积压问题，造成浪费。企业应当根据仓储计划、资金筹措计划、生产计划、销售计划等制定采购计划，对存货的采购实行预算管理，合理确定材料、在产品、产成品等的比例。采购计划必须在采购活动开始之前得到批准，实行按照计划采购。
其次，真实地反映企业可以享有的采购折扣和折让。对存货采购中得到的折扣和折让，应该要求会计人员、销售人员如实进行反映，同时制定相应的奖惩措施，防止将企业享有的折扣和折让隐匿起来，避免相关人员将企业的利益占为己有，导致企业内部利益的不合理分配。
再次，严格执行采购管理制度。对采购环节建立完善的管理制度，确保采购过程的透明化。企业应根据预算或采购计划办理采购手续，严格控制预算外或计划外采购。同时企业应该根据有关规定，结合本系统的业务特点编制存货年度、季度和月份的采购、生产、存储、销售预算，并按照相关预算对实际执行情况予以考核。
(2)存货存储阶段的控制
首先，严格执行存货验收入库程序。外购存货入库前一般应经过以下验收程序:检查订货合同、入库通知单和供货企业提供的合格证、运单、提货通知单等原始单据与待检验货物相关信息是否相符；对拟入库存货的交货期进行检查，核对外购货物的实际交货期与订购单中的交货期是否一致；对待检验货物进行数量复核和质量检验，必要时可聘请外部专家协助进行；对验收后数量相符、质量合格的货物办理相关入库手续，对经验收不符合要求的货物，应及时办理退货或索赔；特别注意不要漏掉对不经仓储环节直接投入生产或使用的存货进行检验，应采取适当的方法对此类存货进行控制。
其次，存货应该有专门人员负责保管。存货的日常保管是防止存货短缺和毁损十分重要的工作，应该建立存货保管制度。存货要有专门存放地点，并有专门人员负责保管，严格限制其他无关人员接触存货，入库存货应及时登记收发存登记簿或存货卡片，并详细标明存放地点。
再次，健全实地盘点制度。企业应当制定详细的存货盘点计划，将定期盘点与不定期盘点相结合，防止并及时揭示出现差错或舞弊行为，保证账实相符。清查盘点前，要做好核对账目、整理商品、检查度量衡器和清查人员的组织等准备工作；清查盘点时，既要查清数量，又要检查质量，将积压呆滞、残损变质、质次价高以及存量过大、储存时间过长等不良问题查清，并防止错盘、重盘、漏盘。根据盘点结果如实填写存货盘点报告单。对积压呆滞、残损变质、质次价高以及存量过大、储存时间过长等存在问题形成存货清查报告，及时上报领导，对于特殊存货，可以聘请专家采用特定方法进行盘点。各单位必须实现半年一次实物盘点和库存分析，使库存物资合理，减少超储。尤其是备件要尽快将积压件和待报废件进行认真确认和清理，形成明细，可集中至公司备件一级库进行综合调剂和再利用，使公司一级库房真正起到面对全公司的库存作用。
(3)存货发出阶段的控制
为了分清发出存货的用途与明确经济责任，除了要正确计算存货发出的实际成本外，还要建立规范的出库制度，做到只要存货发出，就要严格的填置存货出库凭证。在生产部门领用所需存货时，必须按原计划量领取，不得超出定额领取，严禁各生产部门或车间用少领多，私下处理，谋取局部利益，损害企业利益，同时，在发出存货或产成品时，财务部门应该根据出库单及时做出财务处理，对于已领未用的多余存货，应该填制存货退库单办理退库手续。与此同时，应该建立存货的定期清查制度，做到对于价值较昂贵的存货至少半年盘点一次，一年一次清查，不仅要清查存货的数量，而且对其因季节变更而积累的产成品做出适当的解决办法如降低价格出售。在需要时进行不定期的盘点，以保证账实相符，并根据盘点的结果，认真登记存货盘存单，对于盘盈、盘亏等项目按规定进行处理。同时对盘点结果进行分析，得出存大于销的原因，并结合市场调查，为下一阶段的生产计划做好准备。
(三）推广科学高效的存货管理方式
随着市场经济的不断发展，经济社会化和信息化程度不断增强，企业组织形式和经营管理模式均有很大变化，传统的存货管理方法已经不能适应现代生产的需要。企业应建立起科学高效的存货管理方法，并随着企业的发展不断完善。
1、ABC分类控制法
ABC分类控制法是意大利经济学家帕累托于19世纪首先创立的，以后经不断完善和发展，现已广泛用于存货管理、成本管理和生产管理。
ABC分类控制法的基本原理是根据各项存货在全部存货中的重要程度、金额比重或者产品种类将存货分为ABC三大类。一般将关键的少数作为A类，次要的多数作为B类和C类。对A类存货进行重
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